Die Google-Funktionen, die Sie einrichten sollten, wenn Sie immer wenig Zeit haben
Wahrscheinlich nutzen Sie Gmail, Chrome und Google Kalender bereits täglich. Mit ein paar weniger offensichtlichen Einstellungen lassen sich Nachfassaktionen, Erinnerungen und kleine Verwaltungsaufgaben erledigen, bevor sie um Ihre Aufmerksamkeit konkurrieren.
Organisiert zu sein hat oft weniger damit zu tun, eine bessere Produktivitäts-App zu finden, als vielmehr damit, zu verhindern, dass kleine Aufgaben im Kopf herumschwirren. Es kommt eine E-Mail, die nächste Woche beantwortet werden muss. Auf dem Weg zur Arbeit fällt dir etwas ein. Ein Termin muss in den Kalender eingetragen werden. Jeden Morgen öffnest du dieselben fünf Websites. Keine dieser Aufgaben dauert lange, aber zusammen sorgen sie für überraschend viel geistige Unordnung.
Google bietet bereits Tools für die meisten davon an. Das Wichtigste ist, zu wissen, welche davon es sich lohnt, einzurichten.
Verwandeln Sie E-Mails in Aufgaben, anstatt sie ungelesen zu lassen
Eine ungelesene E-Mail wird oft zu einer inoffiziellen To-do-Liste. Man lässt die Nachricht im Posteingang liegen, weil man sich später darum kümmern muss, und sieht sie dann jedes Mal wieder, wenn man seine E-Mails abruft.
Gmail kann die Aufgabe stattdessen in Google Tasks verschieben. Die ursprüngliche E-Mail bleibt mit der Aufgabe verknüpft, und sobald Sie ein Fälligkeitsdatum hinzufügen, kann die Aufgabe auch in Google Kalender angezeigt werden. Google für Einsteiger – September…
Probier es doch mal mit: Rechnungen, die bezahlt werden müssen, Formulare, die zurückgeschickt werden müssen, Reisedaten, die überprüft werden müssen, oder E-Mails, die eine wohlüberlegte Antwort erfordern.
Anwendung: Öffnen Sie die E-Mail, fügen Sie sie zu „Aufgaben“ hinzu, benennen Sie die Aufgabe so um, dass sie die zu erledigende Aufgabe und nicht den Betreff der E-Mail beschreibt, und legen Sie dann ein realistisches Fälligkeitsdatum fest.
“Antwort an Laura bezüglich Donnerstag” ist weitaus nützlicher als “Betreff: Besprechung”. Die E-Mail fordert nicht mehr jedes Mal Ihre Aufmerksamkeit, wenn Sie Ihren Posteingang öffnen, während die Aufgabe erst dann angezeigt wird, wenn Sie sich tatsächlich darum kümmern müssen.
Trage Aufgaben in den Kalender ein, wenn sie eine konkrete Frist haben
Eine Aufgabenliste kann zu einem weiteren Ort werden, an dem Arbeit untergeht. Wenn etwas wirklich am Dienstag erledigt werden muss, trage es mit dem Datum „Dienstag“ ein.
Google verknüpft „Tasks“ mit „Kalender“, sodass terminierte Aufgaben direkt neben Ihren Terminen angezeigt werden und nicht mehr in einer separaten Liste erscheinen, die Sie erst extra überprüfen müssen. Google für Einsteiger – September…
“Geschirrspültabs kaufen” kann auf einer allgemeinen Liste stehen bleiben. “Spesen bis Freitag einreichen” sollte mit einem Datum versehen werden.
Legen Sie Termine für feste Verpflichtungen fest und nicht für alles, was Sie vage gerne erreichen möchten. Sonst wird der Kalender genauso überladen wie der Posteingang.
Nutzen Sie Google Keep als Ihr temporäres Gedächtnis
Nicht jeder Gedanke verdient einen Kalendereintrag oder eine formelle Aufgabe. Genau hier kommt Google Keep ins Spiel. Mit Keep können Sie Notizen und Checklisten erstellen, Erinnerungen hinzufügen und diese zwischen Ihrem Computer und Ihrem Smartphone synchronisieren. Google für Einsteiger – September…
Nutzen Sie es für Informationen, die Sie schnell erfassen müssen, anstatt sie perfekt zu ordnen.
Eine laufende Einkaufsliste. Dinge, die man vor einer Reise einpacken muss. Bücher, die jemand beim Abendessen empfiehlt. Maße für einen Raum. Fragen für deinen nächsten Termin. Ideen, die sonst in Screenshots, WhatsApp-Nachrichten und auf Zetteln verstreut wären.
Ein hilfreicher Tipp ist, darauf zu achten, dass eine Notiz pro wiederkehrender Kategorie anstatt jedes Mal eine neue Notiz anzulegen. Eine Notiz mit dem Titel “Einkaufsliste” ist praktischer als siebzehn vergessene Einkaufslisten.
Die Registerkarten, die du jeden Morgen öffnest, mit einem Lesezeichen versehen
Wenn Ihr Arbeitstag immer mit Gmail, Kalender, einem Projektmanagement-Tool und ein oder zwei Dashboards beginnt, gibt es kaum einen Grund, jeden Morgen erneut danach zu suchen.
Mit Chrome können Sie häufig verwendete Tabs anheften. Angeheftete Tabs nehmen weniger Platz ein und lassen sich beim Öffnen eines neuen Browserfensters automatisch wieder öffnen. Google für Einsteiger – September…
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Registerkarte und wählen Sie Anheften. Der Trick besteht darin, nicht zwanzig festzustecken.
Behalte sie für die kleine Gruppe von Tools vor, die tatsächlich deinen täglichen Arbeitsbereich ausmachen. Drei oder vier angeheftete Registerkarten können für Ordnung im Browser sorgen; fünfzehn hingegen sorgen lediglich dafür, dass sich das Durcheinander im Kleinen wiederholt.
Synchronisieren Sie Chrome, bevor Sie etwas auf einem anderen Gerät benötigen
Es ist ärgerlich, wenn man den nützlichen Artikel, den man letzte Woche mit einem Lesezeichen versehen hat, nicht finden kann, weil sich das Lesezeichen nur auf dem Laptop im Büro befindet.
Chrome kann Lesezeichen, Erweiterungen, Apps, Designs und Browsereinstellungen über Ihr Google-Konto synchronisieren, sodass diese auf all Ihren Geräten verfügbar sind. Google für Einsteiger – September…
Sie können selbst auswählen, was Sie synchronisieren möchten, anstatt dies als „Alles-oder-nichts“-Einstellung zu betrachten. Das ist praktisch, wenn Sie regelmäßig zwischen Ihrem Arbeitscomputer, Ihrem Laptop zu Hause und Ihrem Smartphone wechseln. Richten Sie die Funktion einmal ein, dann müssen Sie sich keine Links mehr per E-Mail schicken.
Bitte Gemini, etwas in deinen Kalender einzutragen
KI steigert Ihre Produktivität, wenn sie einen Arbeitsschritt überflüssig macht, anstatt Ihnen lediglich eine weitere Antwort zum Lesen zu liefern. Gemini lässt sich mit Google Workspace verknüpfen und kann Kalendertermine anhand von Anweisungen in natürlicher Sprache hinzufügen. Als Beispiel wird genannt, dass man Gemini bitten kann, einen Termin hinzuzufügen, wobei das Programm Ausdrücke wie “nächsten Donnerstag” interpretiert. Google für Einsteiger – September…
Anstatt den Kalender zu öffnen, das richtige Datum zu suchen und die Felder auszufüllen, können Sie Gemini die Informationen in einem Satz mitteilen.
Zum Beispiel:
“Füge am Donnerstag um 15 Uhr einen Zahnarzttermin für eine Stunde hinzu.”
Oder:
“Trag das Abendessen mit Anna nächsten Freitag um 19 Uhr in meinen Kalender ein.”
Sie sollten wichtige Termine dennoch überprüfen, bevor Sie sich darauf verlassen, insbesondere wenn es um Reisen, Zeitzonen oder mehrdeutige Formulierungen geht. Der Vorteil liegt darin, die Anzahl kleiner manueller Schritte zu reduzieren, und nicht darin, Ihren Terminkalender ungeprüft weiterzugeben.
Verschiedene Arten von Informationen an unterschiedlichen Orten ablegen
Der größte Verbesserung Das beginnt damit, zu entscheiden, wo die Dinge hingehören. E-Mails dienen der Kommunikation, Aufgaben dienen dem Handeln. Der Kalender ist für Dinge gedacht, die an ein Datum oder eine Uhrzeit gebunden sind. „Keep“ ist für Informationen gedacht, die Sie sich merken müssen, die Sie aber nicht einplanen müssen. Chrome speichert die Seiten, zu denen Sie immer wieder zurückkehren. Sobald diese Rollen einheitlich sind, verbringen Sie weniger Zeit damit, sich zu fragen, wo Sie etwas abgelegt haben. Außerdem hörst du auf, den Posteingang als Erinnerungssystem, den Kalender als Wunschliste und deinen Browser als einen Haufen geöffneter Tabs zu nutzen, die du aus Angst nicht schließen willst.
Eine Änderung nach der anderen umsetzen
Es bringt nichts, dein gesamtes digitales Leben an einem Sonntagnachmittag komplett umzugestalten. Wähle die Reibungspunkte aus, die dir am häufigsten auffallen. Wenn E-Mails im Posteingang untergehen, fang damit an, sie in Aufgaben umzuwandeln. Wenn du dir ständig Links selbst schickst, aktiviere die Chrome-Synchronisierung. Wenn dir Dinge immer wieder in ungünstigen Momenten einfallen, erstelle eine permanente „Keep“-Notiz und nutze sie eine Woche lang. Wenn dich die Verwaltung deines Kalenders nervt, verbinde Gemini damit und versuche, einfache Termine einzutragen. Das nützlichste Produktivitätssystem ist selten das mit den meisten Funktionen. Es ist dasjenige, das sich still und leise an die kleinen Dinge erinnert, damit du es nicht tun musst.
